Audit facture, article 3

L'audit facture

Article 3

L'audit de forme et de la mention émetteur

L'audit de forme de la facture

Cet audit (de fond) sur la forme proprement dite de la facture, porte sur :

- la dimension du support papier utilisé ;

- la disposition des mentions sur la facture ;

- la dimension, le format, le style et la couleur des caractères ;

- la présentation, la disposition des lettres et chiffres composant les dates, les poids, les quantités, les valeurs et prix, etc., indiqués ;

- la lisibilité et la compréhension du document et des mentions ;

- l'ensemble des informations et critères qui constituent autant d'éléments distinctifs permettant d'identifier les opérateurs, les produits ou la prestation facturés et de s'assurer de la sincérité des mentions et de la régularité de l'opération concernée.

Le contrôle de forme peut également porter sur la nature et la qualité du papier utilisé.

La présentation et la forme d'une facture, qui constitue une sorte de logo, permet d'identifier une entreprise, parfois même à plusieurs mètres de distance, et cumulativement l'émetteur de la facture et le fournisseur des produits livrés ainsi que sa nationalité. Il est à noter, qu'en principe, les raison sociale et l'adresse de l'imprimeur figurent sur chaque facture, en général en petits caractères, en dehors de l'espace réservé aux mentions obligatoires.

Ce contrôle qui peut paraître comme mineur permet en toute hypothèse de s'assurer de l'identité d'un fournisseur par rapport à d'autres fournisseurs et de déceler d'éventuels contrefacteurs.

Le contrôle de la forme vise également à s'assurer que la facture présentée est une vraie facture qui n'a pas été obtenue par reproduction d'une facture originale, au moyen d'une photocopieuse ou par tout autre moyen plus sophistiqué, suite à des découpages et montages minutieux, comportant des surcharges et ajouts de chiffres, de lettres, diverses insertions de mentions, etc.

Les factures transmises par la voie postale sont en général introduites dans des enveloppes d'une dimension inférieure à celle de la facture ; elles sont donc nécessairement pliées. L'absence de pliures peut signifier qu'elle n'a pas été transmise sous enveloppe, ni par la voie postale, et qu'elle a donc été remise en mains propres, transportées dans d'autres conditions que la voie postale, ou tout simplement qu'elle n'a pas été transportée, ce qui peut sous-entendre qu'elle a été rédigée sur place (ou éventuellement qu'elle a été transportée dans une enveloppe de même dimension).

Il est rappelé que dans certains secteurs professionnels, les factures sont émises par le client et non par le fournisseur, lequel client les remet à son fournisseur en même temps que le bordereau de paiement ou d'autres documents précisant que le paiement de la livraison des produits est intervenu.

Ces pratiques, tout à fait régulières, sont mises en oeuvre notamment par les coopératives collectant le lait, les céréales, etc., des agriculteurs/producteurs.

L'audit de la mention émetteur

L'examen porte sur l'ensemble des informations figurant dans l'entête de la facture qui sont indiquées sur l'extrait du registre d'inscription au tribunal de commerce, dénommé extrait K BIS.

Le contrôle vise à s'assurer que la raison sociale, l'adresse, la commune, les numéros sirène et d'identification à la T.V.A. sont exacts, et qu'ils correspondent effectivement à ceux de la société émettrice de la facture.

Sur le fond, ce contrôle a également pour objet de s'assurer :

- que l'émetteur de la facture existe réellement ;

- qu'il est bien domicilié à l'endroit indiqué ;

- qu'il exerce toujours ses activités ;

- qu'il les exerce dans le domaine d'activité connu ;

- que l'émetteur de la facture est bien le fournisseur des produits livrés ;

- que les mentions n'ont pas été abusivement utilisées par des tiers.

Toute facture est obligatoirement émise par une personne physique, même si l'édition est l'oeuvre d'une imprimante d'ordinateur qui reproduit quasiment à l'identique des documents selon les instructions de l'utilisateur.

L'émetteur - personne morale ou physique - doit être juridiquement habilité à émettre une facture. Il a donc une existence légale qui peut être vérifiée, au sein de la société qui émet ou reçoit la facture et par des moyens externes qui sont à la disposition de toute entreprise.

La vérification de l'existence et de l'identité de l'émetteur peut être effectuée, notamment, auprès:

- de l'acheteur de l'entreprise qui à un moment précis est forcément entré en contact avec le fournisseur ; il importe de connaître lors des contrôles les conditions dans lesquels ces contacts ont eu lieu, soit sur place, chez le fournisseur, soit dans l'entreprise, soit par tous autres moyens : téléphone, correspondance, télécopie, etc. ;

- des commerciaux, VRP, agents, courtiers, commissionnaires divers, etc., qui sont entrés en contact avec les clients et qui au cours de leurs tournées sont amenés à entrer en relation avec d'autres commerciaux ;

- du comptable ou de la personne qui procède aux paiements des marchandises livrées.

Il est à noter que les comptables internes ou externes ont peu de contact avec les fournisseurs et clients si ce n'est qu'en cas notamment de difficultés de paiement.

Le contrôle de l'existence réelle de l'émetteur d'une facture, ou de la sincérité des éléments d'information figurant sur le document le concernant, peut être également effectué en procédant à l'interrogation des bases de données sur Internet, tels que Infogreffe, Société.com, les sites professionnels (pages jaunes de la poste), les annuaires nationaux et européens (Europage), les annuaires internationaux (le KOMPASS), le site européen d'identification à la TVA, disponible sur http://ec.europa.eu/.

Sachant que les réponses fournies se sont pas définitives et exhaustives, compte tenu :

- des retards dans la communication des informations et des modifications aux tribunaux de commerce ;

- des délais de saisie des modifications intervenues ;

- de l'absence éventuelle de communication de ces modifications à ces tribunaux.

Les renseignements souhaités peuvent être également obtenus :

- directement, auprès du tribunal de commerce ;

- d'une banque, d'une entreprise amie ;

- auprès de la Chambre de commerce.

La vérification des mentions portées sur les factures concernant les fournisseurs et clients étrangers peut être effectuée quasiment dans les mêmes conditions.

En cas de doute sérieux, les contrôles peuvent être réalisés sur place, de visu, par l'auditeur ou par l'intermédiaire de sociétés spécialisées dans les recherches de renseignements, pour constater l'existence effective de l'entreprise, de bureaux, etc.

Le fait que l'entreprise vérifiée ne dispose pas en propre d'un numéro de téléphone, d'un télécopieur (à l'exception des entreprises domiciliées auprès d'une société de domiciliation) qui sont les moyens minimum dont doit disposer une entreprise, peut être également un signe révélateur de l'existence éventuelle d'anomalies.

Il est à noter que l'entête d'une facture comporte fréquemment certaines mentions relatives à l'activité de l'entreprise, tels que par exemple "négociant en grains" ou "import export", ce qui permet de procéder directement à un examen de l'activité connue.

Ces dispositions sont applicables dans ces principes aux factures émises et transmises en ligne, gérées sur le disque dur d'un ordinateur, sachant que dans ce cas, l'audit facture comportera également un examen des conditions d'accès, d'établissement, de transfert, d'utilisation des logiciels, etc.