audit facture - article 1

 

Audit facture

Les internautes intéressés trouveront dans plusieurs articles une présentation des modalités de réalisation des audits factures, qui peuvent s'appliquer dans leurs principes à tous documents et à toutes les entités concernées, susceptibles d'audit, de contrôle interne, obligatoires ou facultatifs.

Cet article est le premier d'une série de 6.

Les méthodes

L'audit, le contrôle, les vérifications, l'examen des factures, la recherche des négligences, erreurs, dysfonctionnement, anomalies, manquements, fausses factures, malversations, supposent la mise en oeuvre d'une méthodologie rationnelle et efficace qui appréhende l'ensemble des aspects concernant les faits contrôlés, soit globalement, soit au moyen de ciblages, de sondages, etc.

L'emploi de la méthode sélective et des sondages constitue pour les contrôles légaux des comptes une norme d'exercice professionnel homologuée par l'arrêté du 18 juillet 2007, qui précise que « la sélection de tous les éléments est principalement utilisée lorsque la population est constituée d'un petit nombre d'éléments ». La sélection d'éléments spécifiques est utilisée comme suit : «En fonction de la connaissance qu'il a acquise de l'entité et de son environnement et de son évaluation du risque d'anomalies significatives, le commissaire aux comptes peut décider d'utiliser cette méthode de sélection notamment lorsqu'il estime pertinent : - de couvrir, en valeur, une large proportion de la population. Dans ce cas et lorsque les caractéristiques de la population le permettent, le commissaire aux comptes sélectionne les éléments dont le montant est supérieur à un montant donné qu'il fixe pour cette sélection, conformément aux principes définis dans la norme relative aux anomalies significatives et au seuil de signification ; - de contrôler des éléments inhabituels en raison de leur importance ou de leur nature ». Le Référentiel des politiques et normes d'audit de la Cour des Comptes Européenne, prévoit également, comme technique de contrôle/audit, la sélection et la méthode des tests «Lors de la définition des procédures d'audit, l'auditeur identifie les méthodes appropriées de sélection des éléments à des fins de tests afin de recueillir des informations probantes suffisantes et appropriées permettant d'atteindre les objectifs des procédures d'audit. ».

Les formes, modalités d'intervention et méthodes présentées peuvent s'appliquer dans l'ensemble :

- aux différentes entités concernées : administrations et services publics, collectivités territoriales, entreprises et associations ;

- aux documents de toute nature et aux éléments d'information qui figurent sur ces documents (bon de commande, de livraison, etc.).

Dans ces principes, ces techniques d'audit sont celles du recoupement, de la comparaison, du sondage, de la sélection, de l'examen aléatoire.

Sachant que le seul examen des factures ne suffit pas en soi pour établir la sincérité des opérations réalisées et des paiements qui en constituent le support. L'audit réalisé doit en effet pour atteindre cet objectif, dans l'absolu, pour être convaincu de cette sincérité, en cas de doute, comporter:

- un examen aussi exhaustif que possible des documents comptables, commerciaux, fiscaux, douaniers, etc. ;

- le rapprochement et l'étude des documents commerciaux et comptables et du cheminement des flux physiques et financiers en amont et en aval, selon la méthode dite de la reconstitution, afin de déceler les éventuels montages et filières utilisés pour dissimuler certaines opérations ;

- des entretiens avec le chef d'entreprise, l'encadrement, les employés, sur place, sur les lieux de travail ;

- une visite de l'entreprise et - éventuellement - si possible, des interventions auprès des opérateurs émetteurs ou destinataires des factures émises ou reçues.

Les actions préalables

L'identification de l'entité

L'audit facture suppose, préalablement, comme tout autre audit, une bonne connaissance :

- des structures juridiques de l'entité contrôlée ;

- de ses activités (industrielles, de services, publiques ou privées) ;

- de son organisation et de son fonctionnement ;

- des moyens (capitaux, moyens matériels et immatériels) dont elles disposent, de la localisation de ces moyens, de leur utilisation, date d'achat, etc.) ;

- de ses structures financières et de sa situation économique, commerciale, fiscale, sur les marchés nationaux et internationaux ;

- de l'état de ses commandes au jour du contrôle ;

- des contraintes auxquels elle est soumise et de l'environnement dans lequel elle intervient.

Il peut être également utile de disposer :

- des articles de presse locale, régionale, nationale, voire internationale parus, concernant l'entreprise vérifiée, sa maison mère, les filiales et établissements ;

- des mêmes articles concernant le secteur auquel cette entreprise appartient, les entreprises concurrentes, etc.

L'approche facture préalable

Il est nécessaire de procéder préalablement à l'audit/contrôle, lors de la première approche, à l'examen :

- des moyens informatiques utilisés (logiciels, applications diverses, conditions d'accès, de saisie, etc.) ;

- des conditions de transmission et de réception des factures (délais, nombre, moyens de transmission et de réception utilisés), du circuit suivi dans l'entreprise, de leur ventilation dans les services destinataires (au seul service comptable ou à différents services) ;

- des conditions de comptabilisation : délais, identité des services opérant les saisies, modes de saisie, existence ou absence de contrôle interne et externe, rapprochement ou non avec les commandes, etc. ;

- des conditions de paiement : mode et délais, relations entre les services comptables destinataires et payeurs, avec visa ou absence de visa préalable, etc.;

- des conditions de classement : suivant un ordre chronologique, alphabétique, avec agrafage à la commande, au support déclaratif, etc. ;

- des lieux d'archivage et des supports utilisés : supports papier et informatique.

Cet examen peut être mené isolément et/ou à partir des chartes, règlements internes, notes et consignes écrites établies par les responsables de l'entreprise et par comparaison avec l'ensemble des autres documents émis ou reçus.

Le périmètre de l'audit facture

L'audit facture porte à la fois :

- sur les factures émises et reçues ainsi que sur les mentions obligatoires et facultatives devant y figurer ou y figurant ;

- sur les opérations soumises à facturation qui en constituent le support en vue de vérifier leur conformité et de rechercher si de telles opérations n'ont pas été réalisés en fait sans facture.

Les fraudes, malversations, détournements de fonds, etc., sont souvent commis à l'occasion d'opérations apparemment régulières, facturées et enregistrées en comptabilité, la facture ou le document justificatif étant le support légal permettant la commission des fraudes et des détournements et non seulement à l'occasion de ventes et de prestations réalisées sans facture.