contrôles de facture

Facture et facturation sont des thèmes de contrôle récurrents et pertinents pour les raisons exposées ci-dessus. Ces contrôles peuvent se concevoir en une approche conjointe des deux thèmes ou séparément.

Point de départ possible du contrôle : l’activité de l’entité qui est identifiée dans les conditions habituelles en consultant ses statuts, son dernier bilan et compte de résultats, le plan comptable, les catalogues, prospectus de vente, de présentation, de son organigramme, de son site internet, les données statistiques de commerce extérieur diffusées sur le site des douanes.

Seconde approche : le service facturation aussi peu étoffé soit-il. En procédant à un entretien personnalisé avec l’employé dédié, à une présentation des conditions de facturation, du classement, de la conservation, des moyens utilisés, informatiques et autres.

La collecte d’informations et le contrôle peuvent porter plus précisément sur les éléments suivants :

le nombre et la qualité (qualifications professionnelles) des personnels affectés aux tâches de facturation ;

leur ancienneté dans le service ;

leurs fonctions dans toutes leurs composantes (facturation, tâches autres, tâches annexes) ;

les liens entretenus avec les autres services (sur place dans l’entité, avec le siège, les filiales, les centres de paiement, etc.) ;

les procédures mises en œuvre (au vu des descriptifs) ;

les moyens utilisés (informatiques notamment) ;

les lieux d’établissement ou de réception des factures ;

les moyens de conservation, de production, de classement ;

les conditions de traitement des litiges (moyens, procédures, niveau de délégation, coordination, etc.).

Il s’agit ici de déterminer qui fait quoi, dans quelles conditions, comment, où, quand, etc. De répondre aux questions qui permettent de recenser et d’identifier les forces et faiblesses de l’entité et du service et par conséquent les risques inhérents habituels : de système, d’incoordination, etc.

Des tests peuvent être pratiqués, de restitution de facture par exemple pour apprécier le système de classement, la capacité à collecter et à retrouver ce document et les éléments et autres documents annexes : bon de commande, avis et moyen de paiement, …

Le contrôle peut être pratiqué ensuite en mettant en œuvre les méthodes recommandées de reconstitution, de comparaison, sélectives, du pointage, …au vu des comptes Fournisseur et client et des comptes de charge et de produits.

Il s’agira par exemple au vu d’un compte fournisseur d’identifier l’opération sélectionnée dans toutes ses composantes (nature de la marchandise ou de la prestation, date, lieux, transport, réception, paiement et les suites données : production, stockage, revente, paiement, etc.).

Puis de s’assurer de la réalité et de la sincérité de l’opération, de l’enregistrement comptable, de vérifier que la facture concerne bien l’entité auditée, qu’elle est conforme dans tous ses éléments (numérotation, date, libellé de l’opération, présence des autres mentions obligatoires, etc.).

Pour ce faire, il convient de rapprocher la facture des documents émis et reçus par l’entité : le bon de commande, l’avis de paiement, les éventuels documents de transport, techniques, d’expertise, les déclarations en douane et autres documents exigibles à l’importation, etc. Et d’opérer des contrôles de compatibilité, de cohérence, de comparaison.

La sélection peut porter sur des périodes (ex : factures établies au cours d’un mois, des fins ou début de mois, durant les remplacements du personnel dédié, etc.), des courants d’échanges (ex : importation de pays tiers à l’Union européenne, d’un pays précis), des charges (ex : factures de transport, de commission, de redevances), en fonction des montants facturés (en retenant certains seuils) et de manière aléatoire, sans idée préconçue.

En résumé, le contrôle de facture peut porter dans les conditions et selon les modes opératoires précités sur chacun des éléments mentionnés obligatoires ou facultatifs suivants :

PS : LE TABLEAU INSERE DANS LE DOCUMENT INITIAL NE PEUT ETRE REPORTE ICI

Ces contrôles de facture et de facturation peuvent mettre en évidence :

des incoordinations entre les personnels et services et dysfonctionnements ;

le non-respect des procédures internes, l’existence de procédures inadaptées, redondantes, complexes, à risque, etc. :

des difficultés de traitement, de suivi, des défauts ou retards de relance des impayés, etc., dus par exemple à une charge de travail excessive ;

l’absence de contrôle interne, d’auto-contrôle, de contrôle de supervision ;

des retards d’établissement, des anticipations d’enregistrement, voire des oublis ;

le non-respect des règles de forme d’émission (absence de mentions, mentions imprécises, etc.) ;

des erreurs d’imputation comptables, des imputations inexactes volontaires ;

des facturations inexactes, incomplètes, manquant de lisibilité ;

des facturations au bénéfice de tiers non concernés par l’opération d’origine ;

l’établissement de factures ne concernant pas l’entité émettrice, hors périmètre ;

des fausses factures ;

des majorations ou minorations de prix ;

des omissions de facturation et de comptabilisation et ventes sans facture.

Certaines de ces anomalies sont purement formelles, sans véritables conséquences, résultent d’erreurs, de négligences, d’autres revêtent un caractère frauduleux ayant pour objet de frauder le fisc, les douanes, d’embellir les comptes, de détourner des fonds de l’entité ou au profit de tiers complices, de rétribuer un tiers, de transférer des capitaux, de dissimuler des opérations irrégulières.

S’agissant des ventes sans facture, il faut savoir qu’il est difficile de les détecter quand la fraude est commise à la marge, et en utilisant les moyens de contrôle habituels. Ces fraudes nécessitent le plus souvent des recherches adaptées et approfondies distinctes et complémentaires. Parmi les critères et indicateurs utiles pouvant révéler ce type de fraude, citons le taux de marge, les ratios, les quantités, les durées des prestations, les consommations intermédiaires, les kilomètres parcourus, etc. Les contrôles à la circulation des services publics sont aussi souvent à l’origine de découvertes de fraudes commises sans facture, à la TVA, etc.