Audit et contrôle interne : les documents

01/08/2016 16:53

Cet article est un extrait du livre L'audit, les contrôles internes et les fraudes présenté

sur le sites de vente en ligne : Amazon, Fnac, Le Furet du Nord, etc.

Les documents audités

Comme nous l'avons vu, les audits portent principalement sur les documents détenus par les entités auditées. Aussi faut-il préciser préalablement ce qu'est réellement un document, une notion qui a beaucoup évolué ces dernières années, en raison des nouvelles technologies, des conditions d'établissement, de transmission, de conservation.

Du latin documentum, de docere, instruire, le document est, selon le Larousse, un renseignement écrit ou un objet servant d’information, de témoignage ou de preuve. Un écrit est un signe, fondé sur un système, servant à transcrire matériellement un son du langage parlé et à représenter la pensée. L’écriture peut être phonographique, idéographique, etc. Elle peut se présenter sous différentes formes graphiques (écriture gothique, grecque, arabe, etc. Écriture script, liée).

Le vocable document (ou celui de documentaire) est également employé pour désigner un recueil historique, scientifique, photographique, un reportage, un article, une scène filmée qui fournit des renseignements sur les mœurs d’une société, d’un groupe.

Tous les supports comportant des informations écrites, sous quelle forme que ce soit, ne constituent pas cependant, forcément, un document (exemple : un téléviseur, une porte d'entrée d'un bâtiment comportant une inscription). La notion de marchandise l’emporte souvent dans ce cas sur celle de document. Constituent notamment des marchandises, des feuilles de papier, des étiquettes ne comportant aucune inscription, des emballages, des supports numériques et électroniques, transportées, stockées, présentées à la vente. Si l'on prend le cas de l'étiquette, on s'aperçoit, que, selon son statut, elle peut être considérée comme une marchandise ou comme un document, quand bien même sa présentation papier n'a pas été modifiée.

Le document est donc normalement un support utilisé habituellement pour contenir des informations écrites et qui contient effectivement de telles informations.

Le document (l'écrit) se présente - ou se présentait - dans la plupart des cas sur un support papier. Ce support peut revêtir la forme de feuillets simples ou doubles, de listages informatiques, de registres aux feuillets numérotés ou non, de carnets, de fiches cartonnées, de télécopies, etc., de différentes dimension. Il sont édités en un ou plusieurs exemplaires, préimprimés, pour certains sur des formulaires normalisés (ex : lettre de voiture transport terrestre), numérotés éventuellement selon le destinataire, sous une forme originale ou en copie, identifiables dans leur objet à partir des mentions portées (ex : facture), etc.

Dorénavant, et de plus en plus, il se présente sous la forme de supports électroniques et numériques, disque dur d'ordinateur, CD ROM, clé USB, disquette d’ordinateur, de microfiche. Et sous la forme de fichiers, de type texte, de tableur, de dessins et modèles, de plans, de modèles pré-établis (facture, comptabilité, bons de commandes, etc).

Il est à noter que les factures (et tout autre document) peuvent être échangées par des voies électroniques et informatiques et conservées sur ces supports, voire en ligne, sans être matérialisées sous une forme papier. De même, de nombreuses obligations déclaratives (d'import-export de marchandises, de revenus, de TVA, d'embauche, ...) sont maintenant accomplies via le réseau internet, dans le cadre de l'échange de données informatiques (E.D.I.) et conservées sur le disque dur du déclarant, ou en ligne.

Pour aller plus loin dans cette approche documentaire, reportons nous au code civil, qui apporte de nombreuses précisions, sur ce point et sur la notion de preuve, caractéristique essentielle du document.

L'article 1316 prévoit, que «La preuve littérale, ou preuve par écrit, résulte d'une suite de lettres, de caractères, de chiffres ou de tous autres signes ou symboles dotés d'une signification intelligible, quels que soient leur support et leurs modalités de transmission», l'article 1316-1 «L'écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité» et l'article 1316-2 «Lorsque la loi n'a pas fixé d'autres principes, et à défaut de convention valable entre les parties, le juge règle les conflits de preuve littérale en déterminant par tous moyens le titre le plus vraisemblable, quel qu'en soit le support».

Avec l'article 1316-3, les choses sont entendues «L'écrit sur support électronique a la même force probante que l'écrit sur support papier».

Il en est de même au code des douanes et plus particulièrement à l'article 65 4° qui précise, que :

«a) Les bénéficiaires ou redevables visés à l'article 65 A ci-dessous doivent conserver les documents relatifs à leur activité professionnelle durant 3 années civiles à compter de la fin de l'année civile de l'établissement de ces documents. Ils doivent en délivrer des extraits ou des copies à la demande des agents chargés du contrôle.

b) Par documents, on entend l'ensemble des livres, registres, notes et pièces justificatives (comptabilité, registres, factures, correspondances, copies de lettres, etc.) relatives à l'activité professionnelle de l'entreprise, quel qu'en soit le support».

Quant à la signature, elles est abordée par l'article 1316-4 du code civil, qui précise, que «La signature nécessaire à la perfection d'un acte juridique identifie celui qui l'appose. Elle manifeste le consentement des parties aux obligations qui découlent de cet acte. Quand elle est apposée par un officier public, elle confère l'authenticité à l'acte. Lorsqu'elle est électronique, elle consiste en l'usage d'un procédé fiable d'identification garantissant son lien avec l'acte auquel elle s'attache. La fiabilité de ce procédé est présumée, jusqu'à preuve contraire, lorsque la signature électronique est créée, l'identité du signataire assurée et l'intégrité de l'acte garantie, dans des conditions fixées par décret en Conseil d'Etat ».

La notion de document renvoie donc désormais à la notion d'écrit, de support et surtout de traçabilité, d'authenticité, et de système d'identification, de fiabilité, d'intégrité. Un système partie intégrante de l'audit, sans lequel, celui ci ne pourrait être correctement réalisé et validé.

En toute hypothèse, les litiges et les appréciations différentes sur le sujet et la notion de document sont résolus en amont par les consultants juristes spécialisés internes ou externes aux entités ou à défaut par les tribunaux, la jurisprudence, qui tranchent au cas par cas, compte tenu des évolutions technologiques, sachant que, dans cette affaire, l'information, le fond et le procédé (fiabilité, authenticité, ....) l'emportent, semble t-il, sur la notion de support utilisé.

S'agissant du droit de communication des CAC, il est prévu par l'article L823-13 du code de commerce, qui précise que «A toute époque de l'année, les commissaires aux comptes, ensemble ou séparément, opèrent toutes vérifications et tous contrôles qu'ils jugent opportuns et peuvent se faire communiquer sur place toutes les pièces qu'ils estiment utiles à l'exercice de leur mission et notamment tous contrats, livres, documents comptables et registres des procès-verbaux».

Revenons aux documents audités. Il s'agit pour l'essentiel de ceux qui sont détenus au cas présent de l'entreprise, obligatoirement, ou facultativement, à savoir, notamment (liste non exhaustive) :

Catégorie

Nature des documents

1 - Documents statutaires et administratifs

Statuts de l'entreprise

Extrait d’inscription au registre du commerce et des sociétés (K bis)

Organigramme de la société et du groupe

Comptes rendus des assemblées générales ordinaires et extraordinaires

Conventions particulières.

2 - Documents comptables

Plan comptable de l'entreprise

Bilan

Bilan consolidé

Comptes de résultats

Annexes

Balances générales et auxiliaires (fournisseurs, clients, achats et ventes)

Grands livres généraux et auxiliaires (fournisseurs, clients, achats et ventes, etc.)

Plan comptable analytique

Fiches d'imputation et dossiers de comptabilité analytique

Rapports généraux et spéciaux des commissaires aux comptes

Rapports de gestion

Documents de référence

3 - Documents relatifs aux immobilisations corporelles et incorporelles

Plans des locaux et sites d'exploitation

Etat du parc machine et des moyens de transport

Etat du parc informatique

Brevets,marques, dessins, plans, modèles, etc.

Logiciels

Référentiels, guide et consignes d'utilisation des matériels, machines, logociels

4 - Documents relatifs aux obligations sociales, à l'emploi

Déclarations d'embauche

Contrats de travail des salariés

Contrats de voyageurs représentants placiers (V.R.P.)

Contrats de commissionnaires, courtiers, consultants, .....

Registres de travail et des salaires

Fiches de paye.

5 - Documents techniques et produits ; gestion de la production, de la distribution, ....

Plans, dessins, modèles, ....

Rapports et études

Fiches de production machine

Fiches de fabrication et de composition des produits

Fiches suiveuses de production

Bons de chargement, d'expédition, de livraison et de réception des produits

Fiches, fichiers, registres et comptabilités matières des produits stockés

Bons de pesée et fiches contrôle

Certificats d'analyse, de contrôle et de certification des fournisseurs, des expéditeurs, des destinataires, des importateurs et exportateurs, des sociétés de contrôle externes

Livres de police et autres livres et registres sanitaires, etc.

Notices, barèmes de prix, catalogues et fiches techniques, se rapportant aux produits fabriqués par l'entreprise, et importés et exportés

Contrats de maintenance et d'assistance.

6 - Documents étude de marché, analyse de risques, prospection, communication

Rapports études de marché

Rapports et autres documents relatifs à la prospection

Correspondances diverses

Rapports, compte-rendu de tests divers, documents qualité, analytiques

Pré-contrats

Prise de commande

Contrats commerciaux

Listage des fournisseurs et clients

Documents relatifs à la communication (salon, manifestation, plan médias, ....)

7 - Documents commerciaux, bancaires et autres justificatifs

Contrats commerciaux achat et vente

Bon de commande et correspondances commerciales

Bon de réception

Facture pro forma

Facture commerciale, fournisseurs et clients

Factures et contrats des intermédiaires et autres prestataires

Factures et correspondances des déclarants en douane

Contrats de concession, d'exploitation de brevets, de licences, de marques, de procédés de fabrication, etc.

Contrats de location, de crédit bail, etc.

Dossiers de financement, de crédit documentaire, de prêts accordés par les banques, les fournisseurs, la maison mère ou les filiales, etc.

Avis de virement et correspondances bancaires

Dossiers litiges

8 - Déclarations fiscales et autres documents fiscaux

Déclarations d'imposition sur les sociétés ou sur les revenus professionnels

Déclarations de retenue à la source

Déclarations des salaires, honoraires, commissions, etc.(D.A.S. 1 et D.A.S. 2)

Déclarations de taxe professionnelle

Déclarations d'achat hors taxes (A.I.2. et attestations à l'export)

Rapports de vérification fiscale

Déclarations, demandes et correspondances administratives diverses (I.N.P.I., offices agricoles, etc.)

Déclarations TVA CA3/CA4

9 - Documents logistiques : transport et stockage

Connaissement

Lettre de voiture CMR (transports routiers), de transport aérien, lettre de voiture CIM (fer), bulletin d'expédition (colis postaux)

Document de transport multimodal / combiné

Liste des conteneurs, de chargement, de colisage

Autorisations de transport

Manifeste de chargement

Logiciel de gestion des stocks

Guide, référentiel, méthodologie de gestion des stocks

Bulletin de saisie d'entrée et de sortie (justificatif) dans les stocks

Fiche d'inventaire, fiche de contrôle des stocks

Fiche produits

10 - Documents douaniers (procédure, déclaratifs et divers)

Agrément de statut d'opérateur agréé

Demande d'agrément et conventions douanières d'utilisation de téléprocédures

Formulaire d'option au statut Opérateur Pro.Dou@ne

Formulaire de demande et convention au télé-service TRIGO

Déclaration complémentaire globale (DCG)

Document administratif unique (D.A.U.)

Certificat de circulation EUR1, EUR 2, EUR MED

Certificat d'origine « formule A », Déclaration d'origine sur facture

DV1 (déclaration de valeur des produits importés)

Déclaration de transit communautaire externe (T1), interne (T2)

Exemplaire de contrôle T5

Document justificatif à l'exportation