contrôles comptables

Cet article constitue un extrait de  :

Le contrôle des comptabilités commerciales et publiques

A - La notion de comptabilité (s)

Le terme est ici employé au pluriel car il existe plusieurs comptabilités qui s’appliquent selon des textes et des plans comptables distincts, même si dans leurs principes leur objet et leur finalité sont identiques.

Selon le Plan comptable général (PCG) «La comptabilité est un système d’organisation de l’information financière permettant de saisir, classer, enregistrer des données de base chiffrées et présenter des états reflétant une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat de l’entité à la date de clôture. La comptabilité permet d’effectuer des comparaisons périodiques et d’apprécier l’évolution de l’entité dans une perspective de continuité d’activité. La comptabilité est conforme aux règles et procédures en vigueur qui sont appliquées avec sincérité afin de traduire la connaissance que les responsables de l’établissement des comptes ont de la réalité et de l'importance relative des événements enregistrés ».

La tenue d'une comptabilité se fonde donc sur une organisation, un système, que connaissent toutes les entités concernées, entreprise, administration, association. Pour les entreprises, celle-ci est prévue par le PCG, comme suit :

« 410-2. – Une documentation décrivant les procédures et l'organisation comptables est établie en vue de permettre la compréhension et le contrôle du système de traitement ; cette documentation est conservée aussi longtemps qu'est exigée la présentation des documents comptables auxquels elle se rapporte.

410-3. – L'organisation du système de traitement permet de reconstituer à partir des pièces justificatives appuyant les données entrées, les éléments des comptes, états et renseignements, soumis à la vérification, ou, à partir de ces comptes, états et renseignements, de retrouver ces données et les pièces justificatives.

410-4. – L'organisation de la comptabilité tenue au moyen de systèmes informatisés implique l'accès à la documentation relative aux analyses, à la programmation et à l'exécution des traitements, en vue, notamment, de procéder aux tests nécessaires à la vérification des conditions d’enregistrement et de conservation des écritures. Toute donnée comptable entrée dans le système de traitement est enregistrée, sous une forme directement intelligible, sur papier ou éventuellement sur tout support offrant toute garantie en matière de preuve ».

La comptabilité désigne aussi les documents et les états financiers et autres qui en résultent, comme les budgets de l’Etat et des collectivités. Ainsi que l’outil et les méthodes qui sont utilisés pour “tenir les comptes” et enregistrer les opérations réalisées au cours d'une période donnée par une entreprise, une administration, une association. Souvent, on désigne aussi sous ce terme le service chargé de la tenue des comptes.

Les bases légales et fondements sont donc divers et multiples, avec quelques différences, même si l’essentiel est présent dans chacun des textes (le principe de prudence, par exemple). Encore faut-il les connaître, connaître les obligations qui leur sont propres, qui s’y rattachent, leur environnement et les comptables, qui relèvent de statut différents. On ne comptabilise pas toujours en effet de la même façon selon la nature de la comptabilité : privée ou publique.

Sur le fond, ces comptabilités ne se différencient guère ou si peu. Toutes répondent à des normes, rassemblent les données chiffrées classifiées dans des rubriques, des libellés, sont tenues par des comptables et remplissent les mêmes offices : d’information, de support de gestion, de contrôle, etc., comme nous le verrons ci-après.

Enfin, il faut considérer que les entités publiques et privées coopèrent souvent et que la compréhension des comptabilités s’avère utile, pour les uns et les autres. Comme en témoignent par exemple, le fonctionnement et les obligations des communes et des groupements de communes qui ont aussi à connaître des comptes des associations qu’elles subventionnent et des entités de type commercial créées par elles ou avec qui elles administrent certains secteurs, par délégation.