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Audit, contrôles et fraudes financières et économiques. Droit des entreprises

audit facture, article 4

14 Avril 2016 , Rédigé par jpg6259 Publié dans #Audit et contrôle interne

L'audit facture

Article 4

L'audit des mentions date, numéro, destination des factures

L'audit de la date de facturation

Le contrôle de date vise à s'assurer que cette mention est conforme par rapport à la date de réalisation de l'opération, que les factures ne sont ni antidatées, ni postdatées, en tenant compte des délais raisonnables de facturation des acquisitions et livraisons.

La date de facturation correspond normalement à une date de jour ouvrable et de jour d'activité de l'entreprise concernée.

Elle est en principe postérieure à celle de la commande et antérieure à celle du paiement.

Elle est proche de celle portée sur les documents de transport et identique sur toutes les factures qui sont éventuellement détenues par les différents services de l'entreprise : comptabilité, achats, commerciaux, etc.

L'examen de la date de facturation peut être effectué sur place, chez les fournisseurs et clients.

Par examen sur place, il faut entendre les contrôles qui peuvent être entrepris à la demande d'un fournisseur, d'un client, ceux ci ne disposant pas des moyens juridiques pour procéder coercitivement aux contrôles des écritures d'un tiers.

Ce contrôle peut comporter un examen approfondi des conditions d'établissement des factures, qui sont en général rédigées par une ou quelques personnes nommément désignées qui peuvent ou non en assurer le paiement.

Il peut être utile par ailleurs de s'assurer que cette personne était présente lors de l'émission des factures vérifiées.

L'audit du numéro de facture

Ce contrôle intervient pour les mêmes raisons que ci-dessus.

Il est rappelé que la numérotation des factures se présente chronologiquement et continue et que chaque facture comporte un numéro qui lui est propre.

Toute interruption de la chronologie et de la continuité doit donc pouvoir être justifiée.

La numérotation des factures est composée en général de chiffres, d'une ou de plusieurs lettres et de chiffres, éventuellement de barres de fraction et du numéro de commande.

L'année d'établissement de la facture figure parfois dans le numéro ainsi que tout chiffre ou lettre identifiant, par exemple, le fournisseur, le destinataire de la marchandise livrée, etc. (exemple : 97 pour l'année, 07 pour le mois de juillet, 01 pour le client).

Tout contrôle débute en principe par une analyse des méthodes de numérotation des factures, des références et des lettres et chiffres composant le numéro.

En cas d'absence de numérotation sur les factures ou de la présence de la mention "proforma", on peut supposer qu'elles ne sont pas définitives et que des factures complémentaires ou rectificatives susceptibles de modifier les termes de la facture initiale seront ensuite établies.

L'audit de la mention relative à la destination

L'audit des éléments d'information relatifs au destinataire intervient dans les mêmes conditions que lors du contrôle de l'émetteur de la facture.

Le lieu de destination effectif des produits livrés figure parfois sur les factures notamment lorsqu'il s'agit de livraisons intervenant chez le destinataire réel et définitif, sans passage chez l'acheteur revendeur des produits transportés.

L'audit de destination concerne également a priori le destinataire effectif dans l'entreprise des produits ou de la prestation reçus.

Cet audit vise à s'assurer :

- que l'entreprise, l'adresse, le numéro d'identification, etc., mentionnés sur la facture émise existent réellement et que ces mentions sont exactes ;

- que la commande est réelle ;

- que l'acquisition a été effectuée pour les besoins exclusifs de l'entreprise et du service intéressé;

- qu'aucun détournement, total ou partiel, ne s'est produit et que les marchandises sont arrivées à bon port ;

- que la prestation est réelle, a été effectivement réalisée, dans les conditions indiquées sur les factures et autres documents commerciaux, fiches de paye, notes d'honoraires, de commissions, etc.

L'audit de destination des marchandises livrées peut être également complété dans certains cas d'un contrôle d'utilisation des produits.

Ce contrôle de destination et d'utilisation peut également être effectué auprès de sociétés tierces, fournisseurs et clients des biens ou des prestations.

L'audit des prestations peut comporter une extension des interventions auprès de tiers, des entretiens avec les différents intervenants, une approche des moyens mis en oeuvre, et parfois l'intervention d'expert pour s'assurer de la réalité et de la sincérité de la prestation proprement dite (exemple : étude de faisabilité, rapports et études, etc.).

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