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Audit, contrôles et fraudes financières et économiques. Droit des entreprises

Contrôle des factures dans les collectivités territoriales

14 Avril 2016 , Rédigé par jean Publié dans #Audit et contrôle interne

Les contrôles de facture dans les collectivités territoriales

Extrait de l'ouvrage précité

Notice

Confrontés à la crise qui perdure et s'aggrave, aux baisses des dotations de l'État, aux nécessaires ajustements budgétaires, les élus, directeurs financiers, contrôleurs de gestion, gestionnaires et comptables des collectivités territoriales dans leur ensemble trouveront dans cette réédition reformulée, améliorée, enrichie de nouveaux thèmes de contrôle, à savoir les factures, la gestion des coûts, des personnels et du parc automobile, des éléments d'information et de réponse en termes de contrôle interne et de contrôle de gestion qui, plus que jamais, s'imposent à eux.
Comment mettre en place le système de contrôle interne, de gestion, établir des indicateurs, choisir des méthodes adaptées, acquérir la culture du contrôle, le savoir-faire, identifier les risques pour les prévenir, gérer au plus près les coûts, les services et leurs biens au moyen d'une comptabilité analytique, telles sont, parmi d'autres, les questions auxquelles répond ce Dossier d'experts, sous une forme pratique et pédagogique qui devrait aider les collectivités à faire face à ces problématiques et difficultés.

Les contrôles facture

2.Les risques

Ces risques facture et facturation s’appliquent à toute entité délivrant, recevant et comptabilisant des factures et aux conditions de facturation, de réception, d’archivage, etc.

Ils se répartissent pour l’essentiel en trois grandes catégories :

- les risques formels : absence de mentions obligatoires, mentions incomplètes, imprécises, inexactes, double réception, défaut de réception, etc. ;

- les risques de fonctionnement : doublon, absence d’enregistrement comptable, incoordination entre les services, absence de contrôle du service fait, de vérification, vérification insuffisante ;

- les risques portant sur le fond : report, anticipation de délivrance, opération ou prestation non assurée, facturation scindée, facturation de frais ne concernant pas la commune, facturation de frais hors périmètre, surfacturation, minoration, mentions insincères, défaut de facture, voire fausses factures.

Chacun de ces risques comportent un objet, une raison et une motivation objectives (négligence, méconnaissance des textes, inapplication d’une disposition réglementaire, gestion de fait, fraude).

3.Les contrôles

Le contrôle porte sur la forme et sur le fond de la facture et implicitement et/ou directement sur l’opération facturée et l’identité des fournisseurs de biens et de prestations (entreprises de production, de distribution, transporteur, banque, etc.).

Sur la forme, ce contrôle de facture consiste principalement à s’assurer de la présence des mentions obligatoires et souhaitées, au moyen par exemple de cette fiche, qui pourra lui être annexée.

NON REPRODUITE

Cette vérification s’applique de même généralement aux éléments de procédure en place dans la collectivité visant le « service fait » relatif à la réception des produits reçus, à la réalisation de la prestation, conformément à la commande.

Le contrôle du « service fait » (sans lequel en principe la facture ne peut être honorée) consiste notamment à s’assurer :

- de la présence d’une procédure type en la matière ;

- de l’existence d’un document support type, sachant que la facture ne constitue pas en soi ce document, du fait de sa réception en principe après livraison ;

- que les services réceptionnaires des biens divers en sont informés, l’appliquent et utilisent ce document ;

- que les mentions (date de réception, d’exécution de la prestation, signature, date de passage, etc.) sont apposées et conformes ;

- que ce document et ces mentions permettent de tracer l’opération, de vérifier que le fournisseur remplit ses obligations comme prévu, dans les délais, etc., d’identifier ces services sans aucun doute ;

- que la constatation du service fait est retracée dans la comptabilité d’engagement

Le Comité national de fiabilité des comptes locaux rappelle à cet effet dans le Guide synthétique de la comptabilité des dépenses engagées la portée de la constatation du service fait : «La date de constatation du service fait détermine si les charges sont rattachées à l’exercice finissant ou non ; Le suivi de la date de constatation du service fait permet aussi en fin d’exercice d’établir l’état des restes à réaliser de la section de fonctionnement ».

Ces principes et ce suivi s’appuient sur les dispositions mentionnées au décret 2012-1246 en son article 31 :

La liquidation consiste à vérifier la réalité de la dette et à arrêter le montant de la dépense. Elle comporte :

1° La certification du service fait, par laquelle l'ordonnateur atteste la conformité à l'engagement de la livraison ou de la prestation ;

2° La détermination du montant de la dépense au vu des titres ou décisions établissant les droits acquis par les créanciers.

Toute intervention peut au-delà comporter la vérification auprès du service comptable au vu des descriptifs fonctionnels et des fiches de poste :

- des conditions d’accès aux factures, sur tous supports (papier, informatique, …) ;

- des conditions de rapprochement avec les enregistrements budgétaires et les documents supports ;

- des capacités des personnels gestionnaires à les comprendre, les assimiler dans toutes leurs composantes, en relation avec les événements qui en sont à l’origine (un achat de fournitures, une étude, un marché public, etc.) ;

- des conditions de classement ;

- des capacités à les trouver rapidement et à les restituer.

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